Alle leiding, begeleiding en bestuursleden zetten zich vaak wekelijks soms maandelijks in om bijvoorbeeld opkomsten, weekenden, groepsbijeenkomsten en zomerkampen mogelijk te maken. Voordat iemand aan de slag mag als vrijwilliger moet hij of zij vaak wel het een en ander regelen / volgen.
 
Kwalificaties 
alle leiding bij de Van Weerden Poelman doet mee in een opleidingstraject: de Scouting Academy. De opleiding bestaat uit meerdere modules, die in een trainingsavond, -dag, of –weekend door trainers van de Regio worden aangeboden oen daarna door werkend leren bij de eigen groep worden voltooid. Bij dit laatste wordt de leiding ondersteund door twee praktijkbegeleiders binnen onze groep, die toezien op de opleiding. Er wordt getraind in speluitleg, technieken, het ontwikkelen van en gevarieerd programma, veiligheid en een klein stuk ontwikkelingspsychologie, pedagogie etc. Wat leiding moet kunnen en kennen is landelijk vastgelegd in de zogenaamde functieprofielen (zie de site van Scouting Nederland). Als de opleiding voor een leider is afgerond ontvangt hij/zij een kwalificatie. Bij elke speltak van de VWP is er tenminste één leider met een kwalificatie en is de overige leiding minstens in opleiding om naar die kwalificatie toe te werken.
 
VOG 
Iedere vrijwilliger bij de Van Weerden Poelman heeft een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan moeten vragen. De VOG is niet het wondermiddel om ongewenst gedrag binnen Scouting te voorkomen, maar het zorgt er wel voor dat personen die overschrijdend gedrag hebben vertoond, en daardoor bij Justitie bekend zijn, niet bij Scouting aan de slag kunnen.