Plaats en tijd van de bijeenkomsten
De bijeenkomsten worden gehouden in ons clubhuis ‘Wings’ aan het ILSY-Plantsoen 9,  2497 GA in Den Haag.
 
Speltak Dag Tijdstip
Marala Welpen Zaterdag 10:00 - 12:30
Baloe Welpen Zaterdag 13:00 - 15:30
Landscouts Zaterdag 10:00 - 12:30
Luchtscouts Zaterdag 13:00 - 15:30
Explorers Vrijdag 19:00 - 21:30
Astronauten Vrijdag 19:00 - 21:30
Roverscouts Zaterdag 1x per maand
 
Als ouder dient u er zorg voor te dragen dat het lid op tijd bij elke activiteit aanwezig is. Van de leiding hoort u tijdig of een opkomst of groepsactiviteit, in welke vorm dan ook, wel of niet doorgaat. De actuele planning is te vinden op onze website
 
Aan- af melden Bijeenkomsten
Meld je af als je onverhoopt niet naar een bijeenkomst of activiteit kan komen. Dan weet de leiding op hoeveel kinderen ze moeten rekenen. Voor groepsactiviteiten en kampen geldt ook dat er aangemeld dient te worden bij de leiding. 
 
Scoutfit
Net als elke sportclub hebben we groepskleding, een Scoutfit, die wij iedere bijeenkomst aan doen. Kijk hier op onze website voor meer info, of vraag het de leiding.
 
Scouts Online (SOL)
Scouts Online is de online administratieve applicatie van alle Scoutinggroepen van Scouting Nederland. Als (nieuw) lid vragen we je, je eigen gegevens bij te houden. Bijvoorbeeld bij verhuizing, een nieuw telefoonnummer of e-mailadres. Je kunt je eigen gegevens ook 24 uur per dag inzien. Ook kun je met een Scouts Online account op het ledengedeelte van de website inloggen. Maak hier een SOL account aan.
 
Groepsagenda en speltakagenda's
Het is mogelijk de groepsagenda en de verschillende speltakagenda's digitaal te raadplegen op de agenda pagina. Ook kun je de agenda's toevoegen aan je smartphone of tablet. Alle informatie over het toevoegen of om de agenda via onze website in te zien vind je op deze pagina. Om de pagina te bekijken dien je wel in te loggen via het menu aan de zijkant met jouw SOL gegevens.
 
Ouderbetrokkenheid
Wij vinden het belangrijk dat ouders betrokken zijn bij de VWP. We hebben per seizoen een aantal activiteiten waarbij we de hulp van u als ouder goed bij kunnen gebruiken:
  • Schoonmaak- en klusdagen (in het voor- en najaar)
  • Collecteren voor Jantje Beton
  • Rijden met andere jeugdleden van en naar activiteiten
Opzeggen lidmaatschap
Wanneer je lid bent van Scoutinggroep Van Weerden Poelman en helaas besluit om te stoppen met Scouting dien je het lidmaatschap op te zeggen. Het opzeggen van het lidmaatschap dient schriftelijk te gebeuren bij de Penningmeester. Daarnaast wenst de leiding graag ook een melding van het beëindigen van het lidmaatschap te ontvangen. 
 
Wachtlijsten
Als een speltak aan zijn maximaal aantal leden zit (afhankelijk van aantal leidinggevenden, gesteld op: 24 welpen per speltak, 24 scouts per speltak, 24 Explo's en Astro's) leggen zij een wachtlijst aan waar de volgende regels voor gelden:
  • Een nieuw jeugdlid meldt zich aan, er wordt hem/haar meteen gemeld dat er een wachtlijst is.
  • Wel kan hij/zij maximaal 3 maal komen kijken om zo een indruk te krijgen over wat scouting inhoudt.
  • De jeugdleden worden in volgorde van inschrijven op de wachtlijst opgeroepen, als er een plaats vrijkomt. 
Klachtenprocedure
Overal waar (vrijwillig) gewerkt wordt, zijn er wel eens misverstanden en worden er fouten gemaakt Dat is bij onze vereniging niet anders. U bent altijd welkom om dergelijke punten te bespreken of om een klacht in te dienen. In elke klacht zit immers een gratis advies voor ons als vereniging. Samen streven we naar een goede oplossing. Voor contact over de gang van zaken binnen Scoutinggroep Van Weerden Poelman, kunt u via onderstaande kanalen bij ons terecht:
  • In eerste instantie kunt u met vragen of opmerkingen over uw kind terecht bij de eigen teamleider van de speltak waar uw kind lid van is.
  • Wanneer u er samen met de teamleider niet uitkomt, kunt u altijd bij het bestuur van Scoutinggroep Van Weerden Poelman terecht. 
Groepsactiviteiten
Jaarlijks vinden er een aantal activiteiten plaats waarbij de gehele groep aanwezig is
  • Halloween in de wijk in Oktober
  • De Kerst-tocht in December
  • De Boerenkoolmaaltijd in Januari
  • NL-Doet in Maart
  • de Groeps-BBQ in Juni